אפיון מערכת CRM הוא מסמך שמגדיר מה המערכת צריכה לעשות בעסק שלכם: מי עובד בה, אילו תהליכים היא מנהלת, אילו נתונים נשמרים ועם מה היא מתחברת. כותבים אותו לפני שבוחרים מערכת ולפני שמתחילים לבנות, כדי לא לשלם פעמיים על אותה עבודה.
במאמר הזה תמצאו 5 שלבים לבניית אפיון, דוגמה למבנה של מסמך אפיון ותשובות לשאלות שבעלי עסקים שואלים לפני הטמעה.
גם המערכת הטובה ביותר לא תעבוד אם לא הוגדר מה היא צריכה לפתור. בלי אפיון, בדרך כלל מגלים את הפערים רק אחרי שהצוות כבר התחיל לעבוד, ואז כל שינוי עולה יותר.
רוצים להבין מה זה API? צפו בסרטון "אוטומציה 101" בערוץ שלנו ביוטיוב.
בדקו שהיא מתעדכנת, מוסיפה יכולות חדשות ויש לה תמיכה זמינה בצ'אט, במייל או בטלפון. טיפ: חפשו סרטונים ישנים וחדשים של המערכת. אם היא נראית אותו דבר כבר שנים, זו נורה אדומה.
שרטטו את התהליך מקצה לקצה, וודאו שהמערכת תומכת בכל שלב:
שאלו את עצמכם:
התחילו מהכאב המרכזי, ובנו את האפיון סביבו.
ככל שתתכננו טוב יותר, כך תנצלו את היכולות של המערכת לאורך זמן.
זה מבנה שאפשר להתחיל ממנו. הדוגמאות להמחשה בלבד, ולא לקוח אמיתי.
| סעיף | מה כותבים | דוגמה |
|---|---|---|
| מטרה | מה צריך להשתנות בעסק | כל ליד מקבל מענה באותו יום |
| משתמשים והרשאות | מי עובד במערכת ומה כל אחד רואה | נציג רואה את הלידים שלו, מנהל רואה הכול |
| ישויות ושדות | מה מנהלים ומה נשמר | ליד: שם, טלפון, מקור, סטטוס |
| תהליך וסטטוסים | השלבים מהרגע הראשון ועד הסגירה | חדש, נוצר קשר, פגישה, הצעה, נסגר |
| אוטומציות | מה קורה לבד | ליד מהאתר נפתח כרטיס והנציג מקבל התראה |
| חיבורים | עם מה המערכת מדברת | אתר, טפסים, וואטסאפ, חשבוניות |
| דוחות | מה המנהל רואה | לידים לפי מקור, עסקאות לפי נציג |
| לא בשלב הזה | מה דוחים להמשך | סקר שביעות רצון |
אפיון מגדיר מה צריך לבנות. הטמעה היא הבנייה עצמה, ההדרכה של הצוות והמעבר לעבודה במערכת.
מי שמחליט, מי שמנהל את המכירות או התפעול, ולפחות אדם אחד שיעבוד במערכת ביום יום. בלעדיו, קל לפספס איך העבודה נראית בפועל.
כן, בעיקר אם התהליך פשוט ויש מעט משתמשים. כשיש צוות, כמה מערכות או תהליך מכירה ארוך, עוזר שמישהו שכבר הטמיע מערכות יזהה מה חסר.
כן. מתחילים ממה שלא עובד היום, ובודקים אם צריך לשנות את ההגדרות או להחליף את המערכת. לא תמיד צריך להחליף.
אפיון טוב מתחיל מהכאב של העסק ומהתהליך האמיתי, ורק אחר כך מהמערכת. כך יודעים מראש מה בונים ולמה.
קריאה נוספת:
רוצים שנעבור על זה יחד? אם יש לכם צוות ותהליך מכירה או תפעול שמאבד זמן או לידים, השאירו פרטים בטופס שבתחתית העמוד, ונבדוק מה נכון לעשות אצלכם.
